We wrześniu 2016 roku rozpoczęliśmy badania ankietowe wśród gości instytucji kultury w Katowicach. Naszym celem było dotarcie do publiczności największych placówek kulturalnych, takich jak NOSPR czy Muzeum Śląskie, ale także małych galerii sztuki czy wydarzeń przygotowywanych z myślą o kameralnym gronie odbiorców. Postawione przed nami wyzwanie dodatkowo komplikował brak czasu i środków na zorganizowanie zawodowej grupy ankieterów. Szczęśliwie wolontariusze nie zawiedli.

Korzyść dla wolontariuszy jest dwojaka: z jednej strony mogą od środka przyjrzeć się procesowi prowadzenia badań ankietowych (co jest nie bez znaczenia w przypadku osób planujących podobne działanie, np. na potrzeby pracy naukowej), z drugiej zyskują kontakt ze specjalistami, stając się ważną częścią europejskiego projektu badawczego.

Badania pożyteczne są jednak nie tylko dla zespołu Medialabu, wolontariuszy czy miejskich decydentów, ale przede wszystkim osób związanych z instytucjami kultury zyskujących szansę poznania swojej publiczności. Jak dotąd żadna z zaproszonych instytucji nie odmówiła nam współpracy, atrakcyjna forma pozyskania danych o swoich odbiorcach zdecydowanie zachęcała do kooperacji. Dodatkowym walorem dla  instytucji była możliwość dodania do ankiety własnych pytań (na co zdecydowały się m.in. NOSPR, Muzeum Śląskie czy instytucja Silesia Film).

Jak zarządzamy procesem rekrutacji wolontariuszy?

Od początku badań wykorzystujemy w tym celu Google Sheets, dzięki czemu udało nam się łatwo stworzyć bazę wszystkich współpracujących z nami dotąd wolontariuszy. Rekrutując osoby do kolejnych badań, udostępniamy im link przekierowujący do formularza zapisów.

Drugą formą rekrutacji jest samodzielne wpisywanie się w otwarty, przygotowany przez nas wcześniej grafik. Ta metoda sprawdza się przy rozległych badaniach, np. dużych festiwali, na które składają się liczne, mniejsze wydarzenia. Daje to większą swobodę wolontariuszom (dzięki temu mogą wybierać pracę przed interesującymi ich koncertami, by później w nich uczestniczyć), a również usprawnia naszą pracę.

Liczba wolontariuszy podczas wydarzeń zależy od atrakcyjności imprezy, czasu trwania badań czy dnia tygodnia, przede wszystkim jednak związana jest z liczbą wejściówek, jakie jest w stanie zaoferować organizator (szczególnie w przypadku imprez płatnych). W miejscu wydarzenia obecny musi być także koordynator badań gotowy pomóc w przypadku problemów technicznych lub organizacyjnych.

Jak komunikujemy się z wolontariuszami?

W przypadku koordynacji kilkunastoosobowej grupy wolontariuszy gwarancją sukcesu jest niezakłócony przepływ informacji organizacyjnych. Aby mieć pewność, że wszyscy zaangażowani w przeprowadzanie badań będą wystarczająco dobrze wiedzieć, co należy do ich zadań, korzystamy z kilku kanałów komunikacji.

Podstawowe narzędzia kontaktu z wolontariuszami bezpośrednio przed danym wydarzeniem to wewnętrzna grupa na Facebooku, newsletter, komunikacja smsowa i – w przypadku dużych wydarzeń, których badanie może rodzić dodatkowe trudności – bezpośrednie spotkanie z wolontariuszami.

Do tej pory korzystaliśmy z dwóch rodzajów ankiet: papierowych oraz umieszczonych w tablecie. O ile obsługa ankiet papierowych dla większości osób jest jasna, o tyle korzystanie z tabletów może rodzić szereg wątpliwości technicznych. Przeprowadzenie szybkiej odprawy przed wydarzeniami usprawnia pracę, pozwala wolontariuszom zadać ewentualne pytania i, przede wszystkim, pozytywnie wpływa na atmosferę współpracy w grupie.

Przygotowanie badań

Realizacja badań wymaga podjęcia kroków, które po kilku miesiącach kwerendy stają się naturalne i zrozumiałe dla wszystkich członków zespołu, początkowo jednak konieczne było wypracowanie najlepszych praktyk metodą prób i błędów. Liczne wydarzenia, w których uczestniczyliśmy o bardzo różnych porach dnia, w zmieniających się warunkach atmosferycznych, pośród różnorodnych gości itp., pozwoliły nam stworzyć tabelę, w której porównujemy obydwie technologie zbierania głosów.

Przebieg badania

Po przygotowaniu ankiet na potrzeby konkretnego badania konieczne jest opracowanie przebiegu samego procesu przeprowadzania ankiety. Jego forma ulegała zmianom pod wpływem specyfiki instytucji, w których prowadzone były badania. W budynku Narodowej Orkiestry Symfonicznej Radia Polskiego przyjęliśmy bardzo sformalizowany typ zachowania, natomiast podczas Intel Extreme Masters mogliśmy pozwolić sobie na większą swobodę. Zwykle schemat badań składa się z następujących kroków:

• Nawiązujemy kontakt wzrokowy z potencjalnym respondentem.
• Staramy się zainteresować go tematem: przedstawiamy cel badania.
• W razie odmowy podajemy informacje o długości ankiety, o stopniu trudności pytań, o możliwej pomocy w wypełnieniu.
• W razie zgody na wypełnienie: wręczamy tablet / ankietę papierową, oddalamy się, aby zapewnić prywatność.
• W razie ostatecznej odmowy dziękujemy i poszukujemy kolejnych respondentów.

Przeprowadzając ankiety, zetknęliśmy się z wieloma reakcjami, spośród których udało nam się wyselekcjonować najbardziej popularne i uniwersalne. Poza respondentami, którzy reagowali entuzjastycznie na naszą propozycję udziału w badaniu – i tymi, którzy od razu deklarowali zdecydowaną niechęć – liczna była grupa osób, które:

• wskazywały, że nie mają czasu na wypełnienie ankiety,
• obawiały się, że nie będą mogły odczytać pytań w ankiecie z powodu wady wzroku i braku okularów korekcyjnych,
• nie potrafiły obsłużyć tabletu,
• nie chciały podać swojej daty urodzenia, wobec czego wypełnienie przez nie ankiety nie było możliwe,
• obawiały się, że przy okazji wypełniania ankiety ujawnią swoją niewiedzę o kulturze,
• niechętnie podchodziły do instytucji organizującej badania.

O ile pierwszy przypadek jest niezależny od zespołu przygotowującego ankietę, o tyle pozostałym dość łatwo można zaradzić, przygotowując się na podobną sytuację. To jednak nie wszystkie aspekty związane z procesem prowadzenia ankiet. Pozostałe prezentujemy w poniższej tabeli:

Ostatni etap pracy to obróbka i analiza danych. Tutaj automatyzacja gromadzenia danych ma największe znaczenie, ponieważ pozwala zaoszczędzić dużo czasu i stosunkowo szybko przejść do procesu analizy. W poniższej tabeli przedstawiamy, jakie czynniki mają na to wpływ.

Na liczbę przebadanych przez nas osób składają się takie czynniki jak: specyfika wydarzenia (podczas mniej formalnych wydarzeń respondenci zwykle chętniej wypełniali ankiety), liczba gości wydarzenia (im więcej gości, tym więcej ankiet można przeprowadzić), ich wiek (większą liczbę ankiet przeprowadzić można wśród młodszych osób, często wypełnienie ankiety przy pomocy tabletu zajmuje im mniej czasu niż starszym), liczba ankieterów oraz warunki w miejscu wydarzenia.

Najważniejsze sugestie dla osób chcących zrealizować podobne badania

Wypracowane przez nas metody badania kultury można z powodzeniem zastosować w innych miastach przy uwzględnieniu kilku reguł, które sformułowaliśmy na podstawie wielomiesięcznych obserwacji.

Przede wszystkim warto pamiętać, że osoby zaangażowane w projekt działają nieodpłatnie. Jedyną formą gratyfikacji jest możliwość darmowego uczestnictwa w danym wydarzeniu (co jednak nie ma bezpośredniego znaczenia w przypadku wydarzeń bezpłatnych). Rolą koordynatora jest sprawienie, by wolontariusze czuli się docenieni, chętnie wracali i angażowali się w kolejne projekty badawcze. My w ramach podziękowania wysyłaliśmy im listy podsumowujące badania oraz gadżety, co spotkało się z bardzo pozytywnym odzewem. Niewątpliwie kluczowy jest także dobry kontakt z koordynatorami i organizatorami wydarzeń, których przychylność i wsparcie promocyjne ułatwia dotarcie do odbiorców.

Korzystanie z ankiet papierowych pozornie wiąże się z niższymi kosztami, warto jednak przekalkulować, ile czasu zajmie wprowadzanie danych do arkusza kalkulacyjnego. Może się bowiem okazać, że środki zaoszczędzone na zakupie bądź wynajmie tabletów zostaną przeznaczone na żmudną pracę związaną z przepisywaniem informacji do systemu elektronicznego.

Ten wpis nie powstałby, gdyby nie współpraca z wolontariuszami, którym chcemy bardzo serdecznie podziękować za dotychczasowe zaangażowanie i zachęcić do dalszej kooperacji. Dziękujemy za pomoc!